Het echte probleem met een gratis adres
Het gaat niet om hoe het eruitziet. Het gaat om wie het bezit. Een gratis mailadres is van de partij die het uitgeeft. Stopt die dienst, verandert het beleid of wordt je account om wat voor reden dan ook geblokkeerd, dan ben je je zakelijke adres kwijt. En daarmee je toegang tot elk account dat aan dat adres hangt: je bank, je leveranciers, je boekhoudpakket.
Bij een adres op je eigen domein ligt dat anders. De naam is van jou. Ben je ontevreden over je provider, dan verhuis je het domein en gaan je adressen gewoon mee.
Wat de ontvanger ziet
Een adres met je eigen domeinnaam laat zien dat er een bedrijf achter zit dat de moeite heeft genomen. Bij een offerte van enige omvang scheelt dat, of je het nu eerlijk vindt of niet.
Er is ook een praktisch voordeel: je kunt adressen per functie aanmaken. info@, facturen@, support@. Vertrekt er iemand, dan zet je het adres om naar een collega zonder dat er post verloren gaat.
De drie afkortingen die bepalen of je mail aankomt
Hier gaat het bij de meeste bedrijven mis. Je adres werkt wel, maar je berichten belanden in de spammap van de ontvanger. Dat komt door drie controles die de ontvangende server uitvoert.
SPF legt vast welke servers namens jouw domein mogen mailen. Staat de server die het bericht verstuurde er niet in, dan is dat een minpunt.
DKIM ondertekent je berichten digitaal, zodat de ontvanger kan zien dat er onderweg niets is gewijzigd.
DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met post die de eerste twee controles niet doorstaat: doorlaten, in de spam zetten of weigeren.
Wij zetten deze drie standaard goed. Maar verstuur je ook via een nieuwsbriefdienst, een webshop of een boekhoudpakket, dan moeten die daar ook in staan. Doe je dat niet, dan komt juist je belangrijkste post niet aan.
Wat je nodig hebt
Neem je webhosting af, dan zit e-mail erbij met een onbeperkt aantal adressen. Heb je alleen mail nodig en nog geen website, dan is een e-mailpakket genoeg. Dat begint bij vijf adressen en je kunt later overstappen naar webhosting met behoud van je adressen en berichten.
Verstuur je nieuwsbrieven naar grote groepen? Gebruik daar een aparte dienst voor. Dat is beter voor de aflevering en het houdt je eigen domein uit de spamlijsten.